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LONDON, March 12, 2026
Xelix study shows companies losing 0.35% of annual spend to financial leakage, but AI-powered controls can turn AP teams into profit protectors
LONDON, March 12, 2026 /PRNewswire/ –Big businesses in the UK and US are losing as much as $53 billion (£39 billion) each year to «financial leakage». This represents a massive opportunity to reclaim lost profits. This is the key finding from Xelix – a leading agentic AI software for Finance teams – new report ‘Financial leakage: The $53bn opportunity for Accounts Payable teams’.
These losses stem from duplicate invoices, invoicing errors, missed credit notes and fraud. While many companies have accepted them as an unavoidable cost of doing business, they are entirely preventable.
Paul Roiter, CEO at Xelix, said: «Most companies know they have a financial leakage problem, but they consistently underestimate the scale. Businesses are leaking as much as 0.35% of their annual spend – that’s $3.5 million for every $1 billion spent. The good news? It’s entirely avoidable, and leading AP teams are already turning this challenge into an opportunity.»
According to Xelix’s report, common forms of financial leakage include:
- Duplicate payments: Paying the same invoice more than once
- Invoicing errors: Omitting discounts or applying the wrong taxes
- Missing credit notes: Often not captured from supplier statements
- Outright fraud: Deliberate deception by suppliers, employees or criminals
Beyond direct financial losses, leakage undermines team morale as AP staff spend days firefighting exceptions and fielding calls from frustrated vendors. Payment errors damage supplier relationships, while AP’s credibility with leadership erodes as executives see margin leakage they can’t fully quantify.
The most at-risk industries are listed below.
Total losses Duplicate Missing Invoicing
from duplicates payments credit
notes errors
and credit (percentage (percentage (percentage
of
notes of annual of annual annual
(percentage invoice
of annual spend) spend) volumes)
spend)
Manufacturing 0.72 % 0.66 % 0.06 % 0.14 %
and packaging
Healthcare 0.52 % 0.38 % 0.14 % 0.15 %
Pharmaceuticals 0.45 % 0.42 % 0.03 % 0.18 %
Retail and 0.44 % 0.27 % 0.17 % 0.05 %
consumer goods
Energy and 0.3 % 0.28 % 0.02 % 0.17 %
utilities
Financial leakage affects some industries more than others due to their business models.
- Manufacturing and packaging: Elaborate, fast-moving supply chains create more opportunities for duplicate payments
- Healthcare and hospital operators: Complex procurement needs–from high-value capital equipment to high-volume consumables–increase duplicate payment risk
- Pharmaceuticals: Global specialised supplier networks give way to accidental incorrect tax treatments
- Energy and utilities: Complex arrangements from regulated heavy-asset projects to high-volume emergencies drive invoice errors
- Retailers and consumer goods: Multiple discount and rebate arrangements with hundreds of suppliers mean credit notes easily go missing
The report highlights why existing AP controls are failing to prevent leakage:
- Rules-based controls: Including enterprise resource planning (ERP) systems–routinely miss near-duplicates and cannot learn from past mistakes
- Recovery audits: An expensive, reactive approach charging fees of 15-25% of funds recovered, often addressing only a fraction of potential losses
- Manual workflows and supplier reconciliation: Time-consuming processes that typically cover just 10-15% of suppliers, missing many errors and unused credit notes
- Makeshift processes: Emails and spreadsheets that are vulnerable to human error
Paul Roiter continues: «We’re calling time on recovery audits. They don’t solve financial leakage. They usually only address a small proportion of potential losses. Not to mention, they’re expensive, and they don’t stop the leakage from happening. It’s far better to prevent leaks before the money leaves the building.»
The report shows that forward-looking AP organisations are embracing a fundamental shift: from reactive recovery to proactive prevention. AI-powered automation prevents errors before payment, enabling teams to audit 100% of transactions and save $3.5 million per $1 billion in spend.
Download the full report here.
NOTES TO EDITORS:
Calculating financial leakage:
The $53 billion estimate in the report is derived by applying Xelix’s internal customer benchmarks to the broader market of eligible businesses. Our analysis is based on real-world data from 481 million invoices processed through the Xelix platform through the end of 2025, examining typical rates of duplicate invoices and missing credit notes as a percentage of spend, and invoice errors as a percentage of invoice volume–both historically and after implementing Xelix controls. We’ve applied these observed leakage rates across the estimated population of businesses in the UK and US turning over more than $130 million (£100 million) and receiving more than 250,000 invoices annually. This represents a conservative assessment of preventable financial leakage in this market segment. While based on extensive real-world data from our customers, actual leakage rates may vary by industry, company size and AP maturity.
About Xelix
Since 2018, Xelix has pioneered AP audit and controls. The AI-powered platform easily bolts onto existing ERP and finance systems to detect payment errors and fraud, automate supplier statement reconciliations and streamline AP Helpdesk operations. Xelix is trusted by global enterprises, to help finance teams reduce risk, unlock cost savings and drive greater efficiency across AP.
Logo: https://mma.prnewswire.com/media/2931741/Xelix_Logo.jpg
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Tengo varias preguntas sobre esto a ver si me podiais aclarar:
-¿Puedo hacer un ingreso regular de 800 euros y me cobran 0euos de comisiones y mto.?
-¿Puedo sacar el dinero cuando quiera?,¿todo ó tengo entendido que hay que mantener un mínimo de 100 euros los 30 meses?
-No necesito pero me obligan a sacar una tarjeta de débito que me cuesta 11 euros el primer año y 22 euros la renovación, también otra de credito que me cuesta 0 euros el primer año y 35 euros la renovación.
¿Hay que mantenerlas 13 meses?
¿Puedo cancelar alguna de ellas desde el principio?
¿Puedo cancelar alguna de ellas antes de la renovación?
¿Hay alguna tarjeta de credito más barata?
Aparte de la cuenta nómina he visto que también que para que te den la tv también se puede sacar una cuenta tarifa plana básica o personal, ¿sabeis algo de estas cuentas?¿que requisitos tienen?
Muchas gracias a todos por responder
Yo fui a informarme y te cuento. Únicamente admiten los ingresos regulares en el caso de que seas autónomo. Te abren una cuenta Tarifa Plana Cero que está exenta de comisiones y presenta alguna ventaja más. Sobre dejar un mínimo de saldo en la cuenta no es necesario, pero sí te obligan a mantener varias tarjetas durante los 30 meses con un coste aproximado de 100 euros anuales.
hola buenas!
me llamo javi y estoy dudando de que banco, me puede dar mas beficios, sin sorpresas por domiciliar la nomina, ya que llevo años en la caixa y no me da nada ningun beneficio. es mas me rechazan los prestamos que solicito, ni siquiera una targeta de credito, por alegan de que siempre esta a cero la cuenta, yo cuando cobro la nomina dejo el dinero para los pagos, y saco el resto, pues no me fio, de que un dia me quede sin dinero, ya que esta todo muy mal, corre riesgo mi dinero o mis ahorros en el banco?? muchas gracias y un cordial saludo.
javi
NO TE EXTRAÑE QUE NO TE DEN LOS PTMOS, PORQUE LO QUE VEN ES QUE NO TIENES CAPACIDAD DE AHORRO PORQUE SIEMPRE DEJAS LA CTA. EN MINIMOS, ASI NINGUN BANCO TE LO VA A CONCEDER. TAMBIEN ES VERDAD QUE LA CAIXA, COMO TANTAS OTRAS CAJAS, TIENE EL PUÑO CERRADO PARA LOS RIESGOS, PARA REMONTAR. NO TE PREOCUPES, QUE POR UNA NOMINA NO CREO QUE NINGUN BANCO SE COJA LAS MANOS. LOS QUE SE TIENEN QUE PREOCUPAR SON LOS QUE TIENEN DÉPÓSITOS Y FONDOS EN BANCOS DE DUDOSA ACTIVIDAD. LA GENTE SE PIENSA QUE PORQUE LES DEN UN 7% YA ES UN GRAN BANCO Y SE EQUIVOCAN. LO QUE LES PASA ES QUE EL BANCO DE ESPAÑA LES PRESTA EL DINERO MAS CARO Y POR ESO OPTAN POR CONSEGUIRLO EN EL MERCADO MONETARIO, Y SI EL BANCO DE ESPAÑA NO SE FIA DE ELLOS, VA Y SE FIA LA GENTE. QUE LOS BANCOS NOES LA ADMON PUBLICA, ABRAN OS OJOS.
Hola , cuando vallais al banco queos dejen lo que hay que pagar de irpf y de iva sobre el valor de la tele ya que en la mayoria de bancos esto no lo dicen y luego llagan las sorpresas .A mi ya me ha pasado con la promoción del portatil y nunca me hablaros de esto . Cuidado
Yo he estado calculando y la tele entre unas cosas y otras te sale sobre unos 250euros que tampoco regalan tanto .Hay oficinas en las que han dado la occión de poner un dinero a plazo fijo a 12meses de 9300euros o 6800euros a 18 meses.
No es ningún chollo. Te obligan a contratar dos tarjetas de crédito que tienes que pagar porque las tienes que mantener 13 meses por lo menos y además llevan unos costes desproporcionados si las utilizas. En total, no usando las tarjetas y anulándolas una vez cumplidos los 13 meses puedes ahorrar unos 38 euros con respecto al precio de ese televisor en una gran superficie. Y además luego vendrá que te cobran para hacienda la retención correspondiente, por lo que probablemente incluso en las mejores condiciones te cueste más que si ahorras un poco y lña compras directamente.
Creó que teneis toda la razón, que aqui no te regalan nada, ya que a mí me paso con unas sartenes que regalaban el banco bilbao, que al final entre el irpf y el descuento de Hacienda, al final me salieron caras, así es que no os tomen el pelo, que al final siempre esta la letra pequeña que es la que nos joroba, por no decir otra cosa.
Yo saque el portatil y ahora me he sacado la TV LCD 32. Estas promos no hay que declararlas. No es obligado domiciliar nomina. Si, meter en la cuenta 800€ todos los meses en un margen de 10 dias. Cero matacero, pero cero,cero, cero de gastos de mantenimiento, ni por recibos, ni por el correo a casa, ni por transfer. Las tarjets gratis el 1er año. Resto fuera. Dadas de baja Menos la de debito. Banesto no pierde nada, ganar, gana clientes que es el proposito de esta promo. Precio de portatil y tv 32 en mercao unos 900€ los 2. En banest 197€. Los hay mejores, nos ha jodio! portatiles a 1200€, TV LCD 32 a 1000€. Señores, son lentejas. Relacion calida-precio-promo es cojonud…….Un saludit a los viandantes.
hola , no se si llegara mi comentario pero os voi a esplicar. esto es el cuento de la abuela. mira yo tengo el portatil. y he cogio tab la tele, pero sabeis ke?, me ha pasado de todo. os esplico. primero me cobran 74 euros y 25 euros de unas tarjetas que yo no las he visto aparecer por mi casa , me cabreo con el banco. llamo y pido esplicaciones. me dicen que van en la promocion, nunca jamas nadie me informo de las tarjetas, no me devuelven el dinero. me cabreo y me dicen que llame aun numero de tefono para darlas de baja, se pasan los dias, intentamos darlas de baja. largas y larga, que si este numero de tefono que si el otro bla bla bla. conseguimos hablar y nos dicen que tenemos que cambiar el contrato a tarifa plana o no se ke historias, llamando al banco se pasan los dias, largas y largas. me cabreo y estoi por suspender todo, me dicen que si lo quiero cambiar y dar de baja las tarjetas que nunca he tenido. tengo que pagar comisiones cada seis meses de doce y pico euros, y que si no quiero que me cobren comisiones tengo que ir todos los meses al banco a hacerlo yo, ufffffffffff.aun hay mas. me dan de baja y me hacen la tarifa plana, se equivocan un monton de veces. me hacen pasar muchos cabreos.y al final cuando llego a casa me han cobrado 25, 50 euros. y llamo por telefono y se lo digo , me dicen claro por dar de baja la otra cuenta , la madre que los pario. ladrones. o sea os digo que la tele no sale regalada, se la cobran y muy bien cobrada , nadie da nada por nada. en cuento termine de pagar lo que debo quito todas las cuentas del banesto.espero que alguien me lea y que me conteste gracias .
Banesto ha jodido a mi marido y a un amigo tambien. Para mi, despues de Banco de Andalucía son los peores. Y quieran creerlo o no ni la television ni el portátil te lo regalan.. como no cumplas cualquiera de las reglas te sancionan con 300 y pico de euros.. porque nos hemos mudado de casa y los recibos domiciados se cortaron «temporalmente» la sancion fue de mas de 300 euros.. y el cabreo q te llevas cuando ves lo q te han descontado y luego para ir a reclamarlos.. y como te tratan !! en fin.. espero que Banesto sea lo primero en undirse en el fin del mundo!!
CHOLLO!!!!!!!!!JAJAJAJAJA…….NO ES NINGUN CHOLLO!!!!!!! te cobran 100 € de gastos de manipulacion, mas 150 € en tarjetas durante 2 años, mas 6 € mensuales de mantenimiento de cuenta durante 30 meses, total que pagas 630 Euros por un ordenador o una TV que su valor seguro que no llega a 500 €. Y encima si vas a cancelar la cuenta cuando cumples los 30 meses requeridos te hacen esperar dos horas para decirte que no tienen linea de telefono para dar de baja la cuenta, cosa que no para nunca cuando vas a contratarlo. Y del trato que dispensan….., es el mismo que si vas con un fajo de billetes de 500 € por los CO-JONES
Banesto «premia», menuda falacia…
No hay ningún banco que premie a nadie.
BANESTO NECESITA NUESTRAS NÓMINAS, Y EN CUANTO VAS UN POCO JUSTO, COMO BUENOS JUDÍOS Y ÁVAROS QUE SON, TE ACOSAN Y MACHACAN, Y TE SACAN HASTA LAS ENTRAÑAS EN COMISIONES.
DESPUÉS EL ESTADO APOYA A LOS BANCOS, CON LA EXCUSA DE QUE SI CAEN LOS BANCOS CAEMOS TODOS. LOS BANCOS NECESITAN UN BOICOT DE VEZ EN CUANDO, PARA QUE NO NOS RESTREGUEN POR LA CARA SUS BENEFICIOS.
POR CIERTO, LO QUE MÁS FASTIDIA A UN BANCO ES UNA RECLAMACIÓN EN LA OFICINA DEL CONSUMIDOR Y OTRA AL BANCO DE ESPAÑA.
ES POR DAR PISTAS…