La conciliación bancaria, además de ser un documento, es una acción muy importante en las finanzas de la empresa. Como veremos, se trata de una herramienta con diferentes utilidades que pueden resultar muy necesarias para la empresa.
Los estados de conciliación bancaria son los documentos en los que se realizan comparativas de saldo de efectivo. Estas comparativas cruzan el balance de una empresa con el saldo correspondiente a sus extractos bancarios.
A través de la conciliación bancaria se pueden identificar problemas contables. También es posible su uso para garantizar que el registro de caja en una empresa sea correcto. Otra funcionalidad es utilizarlas para la detección de fraudes o manipulación sobre el efectivo.
Qué diferencia un extracto de un registro contable
Este es un aspecto relevante ya que se puede tender a confundir ambas herramientas. Cuando el banco envía un extracto bancario, la empresa puede acceder a diferentes informaciones. Estas informaciones pueden ir desde el saldo inicial hasta las transacciones, el saldo final, etc.
Sin embargo, el saldo efectivo final del banco y el saldo efectivo final de la empresa no tienen porqué coincidir. Algunos motivos por los que no coinciden son:
Que quedan depósitos en tránsito: el depósito en tránsito es como se denomina al dinero que se recibe a través de cheques registrados por la empresa pero que no están aún registrados en el extracto bancario
Que no se han descontado cheques pendientes: este es otro caso habitual. Existen cheques emitidos por la propia empresa pero que aún no han sido procesados en cuanto a pago
Que se apliquen cargos por servicios: en este caso se aplican costes relacionados con los propios servicios de la banca. Desde comisiones hasta gastos financieros
Ingresos por intereses: en el caso de aquellas cuentas que remunera el dinero depositado
Cheques NSF: es así como se denomina a un cheque con fondos insuficientes. Cuando la cuenta del emisor del cheque no tiene fondos para pagar el cheque, el banco puede devolver el cheque acreditado
Cómo se realiza una conciliación bancaria
A la hora de realizar una conciliación bancaria se aplican algunos pasos. En muchos casos, será posible encontrar esta herramienta dentro de los propios softwares de contabilidad.
Los pasos más habituales son los siguientes:
- Comparar la lista de depósitos y cheques emitidos en el extracto bancario con los emitidos por la compañía para poder identificar aquellos no compensados o en tránsito
- Utilizar los saldos de efectivo y agregar los depósitos en tránsito
- Restar los cheques pendientes
Con estos tres pasos se puede obtener ya una buena perspectiva del saldo de efectivo bancario ajustado. Posteriormente se podría continuar con los siguientes pasos:
- Usar el saldo de la caja final de la empresa integrando los intereses y el monto por cobrar
- Descontar las tarifas de servicio bancario incluyendo multas o cheques insuficientes
De esta manera se obtendrá el saldo de caja ajustado de la empresa. Una vez realizada la conciliación, el saldo bancario debería coincidir con el saldo de efectivo ajustado.
Un dato importante es que, después del registro de asientos para los apuntes contables de la empresa, se realiza el estado de conciliación bancaria. Este estado debe reflejar todos y cada uno de los cambios en los saldos que se producen cada final de mes.
Como puedes comprobar se trata de una acción muy importante. La salud financiera de las empresas depende de muchos aspectos y éste puede ser uno relevante. En cualquier caso, la gran mayoría de servicios de gestión financiera de apoyo a la empresa ofrecen estas acciones como parte de las herramientas de contabilidad.
